Vizualizarea formulelor contabile definite
- Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente.
- Lista este ordonata alfabetic dupa campul Nume.
- Formulele contabile sunt machete predefinite utilizate pentru setarea modului de contare automata a documentelor.
Definirea formulei contabile pentru un tip de document
Implicit, sunt definite formulele contabile aferente documentelor standard utilizate in cadrul programului.
In functie de specificul activitatii, este permisa definirea de documente speciale.
La definirea unui tip de document special, pentru operarea documentelor incadrate in acest tip, trebuie sa urmati pasii:
- Navigati Administrare – Documente – Tipuri documente si definiti tipul de document special.
- Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente si adaugati formula contabila aferenta tipului de document special definit.
- Inregistrati in gestiune documentele care se incadreaza in acest tip de document special definit. La generarea automata a notelor contabile, documentele vor fi contate conform formulei contabile aferente tipului de document stabilit.
- Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente.
- In fereastra Formule documente apasati butonul Adauga si completati campurile:
- Nume – numele documentului pentru care se inregistreaza formula contabila.
- Tip document – selectati din lista predefinita tipul de document pentru care se defineste formula contabila.
- Detaliat linii – xxx
- Conditionata – bifati campul in cazul definirii unei formule conditionate pentru documentul selectat.
- Daca debit – formula se va conta doar in cazul in care contul contabil debitor al inregistrarii coincide cu contul contabil setat in campul Daca debit.
- Daca credit – formula se va conta doar in cazul in care contul contabil creditor al inregistrarii coincide cu contul contabil setat in campul Daca credit.
- Daca cod TVA – formula se va conta doar in cazul in care contul contabil aferent TVA al inregistrarii coincide cu contul contabil setat in campul Daca cod TVA.
- Apasati butonul Salveaza document.
- Apasati butonul Adauga linie.
- Optional, completati numele formulei contabile inregistrate.
- Cont debit – selectati din lista simbolul contului contabil sau contul special creat.
- Cont credit – selectati din lista simbolul contului contabil sau contul special creat.
Conturi speciale- AccSupplier – contul contabil setat in campul Cont furnizor din fereastra detaliu Partener – pagina Termeni.
- AccCustomer – contul contabil setat in campul Cont client din fereastra detaliu Partener – pagina Termeni.
- AccStock – contul contabil setat in campul Cont cumparare din fereastra detaliu Articol.
- AccIncome – contul contabil setat in campul Cont vanzare din fereastra detaliu Articol.
- Formula – definiti valoarea formulei sau selectati formula din lista predefinita.
Formule speciale predefiniteValueNet – valoarea neta.
ValueVat – valoarea TVA.
ValueCost – valoarea de achizitie. - Apasati butonul OK pentru salvarea formulei contabile.
Utilizati butonul Adauga din fereastra Formula Detaliu pentru inregistrarea fiecarei formule contabile necesare pentru contarea corecta a documentului selectat.
Setarea conditiei de contare a unei formule contabile
In fereastra Formule documente apasati butonul Adauga.
Completati campurile din fereastra detaliu conform procedurii Definirea formulei contabile pentru un tip de document cu urmatoarele observatii:
- Nu este obligatoriu sa selectati tipului de document pentru definirea unei formule contabile conditionate.
- Bifati campul Conditionata.
- Stabiliti campul din sectiunea Conditii care va reprezenta conditia de contare asociata formulei contabile.
Selectati din lista predefinita contului contabil care va fi reperul formulei in procesul de contare. - In campul Formula utilizati notatia
X
pentru preluarea valorii asociate inregistrarii contabile.
Definirea formulei contabile pentru bonul de vanzare
- Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente.
- In fereastra Formule documente apasati butonul Adauga.
- Nume – Bon de vanzare
- Tip document – BON
- Apasati butonul Salveaza document.
- Apasati butonul Adauga linie.
- Se va deschide fereastra detaliu pentru inregistrarea efectiva a formulei contabile.
Cont debit – AccCustomer.
Cont credit – AccIncome.
Formula – ValueNet. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati butonul Adauga pentru a defini a doua formula contabila necesara pentru contarea corecta a bonului de vanzare.
- In fereastra afisata completati campurile:
Cont debit – AccCustomer.
Cont credit – 4427.
Formula – ValueVat. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati din nou butonul Adauga pentru a defini a treia formula contabila necesara pentru contarea corecta a bonului de vanzare.
- In fereastra afisata completati campurile:
Cont debit – AccCost.
Cont credit – AccStock.
Formula – ValueCost. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati din nou butonul OK pentru a reveni in fereastra Formule documente.
Definirea formulei conditionate pentru descarcarea tichetelor de masa
- Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente.
- In fereastra Formule documente apasati butonul Adauga.
- Nume – Descarcare tichete de masa
- Nu completati campul Tip document.
- Bifati optiunea Conditionata.
- Daca debit – 5328
- Apasati butonul Salveaza document.
- Apasati butonul Adauga linie.
- Se va deschide fereastra detaliu pentru inregistrarea efectiva a formulei contabile.
Cont debit – 5328.
Formula – x. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati butonul Adauga pentru a defini a doua formula contabila necesara pentru contarea corecta a tichetelor de masa.
- In fereastra afisata completati campurile:
Cont debit – 6422.
Cont credit – 5328.
Formula – x. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati din nou butonul OK pentru a reveni in fereastra Formule documente.
Definirea formulei conditionate pentru descarcarea obiectelor de inventar
- Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente.
- In fereastra Formule documente apasati butonul Adauga.
- Nume – Descarcare obiecte inventar
- Nu completati campul Tip document.
- Bifati optiunea Conditionata.
- Daca debit – 303
- Apasati butonul Salveaza document.
- Apasati butonul Adauga linie.
- Se va deschide fereastra detaliu pentru inregistrarea efectiva a formulei contabile.
Cont debit – 303.
Formula – x. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati butonul Adauga pentru a defini a doua formula contabila necesara pentru contarea corecta a obiectelor de inventar.
- In fereastra afisata completati campurile:
Cont debit – 603.
Cont credit – 303.
Formula – x. - Apasati butonul OK pentru salvarea datelor.
- Apasati din nou butonul OK pentru a reveni in fereastra Formule documente.
Reflectarea documentelor in Notele Contabile
Sunt disponibile mai multe moduri prin care continutul documentelor se reflecta in notele contabile.
Aceste optiuni permit personalizarea modului in care sunt detaliate sau agregate inregistrarile contabile, influentand descrierea si structura liniilor din nota contabila.
Navigati Contabilitate – Conturi – Formule documente.
In campul Descriere Note, selectati optiunea care defineste cum va fi reflectat continutul documentului in notele contabile, in functie de nivelul de detaliere preferat.
- Detaliat pe linie document
In acest mod, nota contabila va genera cate o linie pentru fiecare pozitie din documentul original.
In cazul in care anumite articole apar de mai multe ori in document, fiecare linie va fi inregistrata separat in nota contabila.
Descrierea fiecarei linii din nota contabila va include atat denumirea partenerului, cat si descrierea fiecarui articol. - Detaliat pe nume articol
In acest mod, nota contabila va genera cate o linie pentru fiecare articol distinct din document.
Daca un articol apare de mai multe ori in factura, acesta va fi insumat si va aparea pe o singura linie in nota contabila.
Descrierea liniilor din nota contabila va fi compusa din denumirea partenerului si descrierea articolului respectiv. - Totalizat pe conturi
In acest mod, nota contabila se va genera cu linii distincte pentru fiecare cont asociat articolelor.
Toate articolele care au acelasi cont vor fi grupate intr-o singura linie, iar in descriere va aparea doar denumirea partenerului. - Totalizat pe document (default, camp necompletat)
In acest mod, nota contabila va contine o singura linie pentru fiecare document, iar in descriere va aparea doar denumirea partenerului asociat documentului respectiv.