Exista cateva reguli de urmat pentru a inregistra corect un tichet care sa fie citit si al carui
mesaj sa fie inteles.
Cu cat este mai clar si logic structurat tichetul, cu atat va fi mai agreabil si mai usor de analizat.

Titlul

* Titlul trebuie sa fie clar, concis si sa surprinda esentialul mesajului.
* Titlul trebuie sa anunte continutul tichetului.
* Folosirea unor cuvinte cheie in titlul tichetului vor facilita cautarile ulterioare prin lista de tichete.

Exemplu
De evitat: “Buna ziua”, “Urgent”
De folosit: Diferente raport X vs. raport Y, Eroare facturare comanda Z
Continutul

* Continutul trebuie sa aiba o structura clara.
* Daca aveti o lista de intrebari/cerinte, numerotati-le. Vor fi mai usor de urmarit si destinatarului ii va fi mai usor sa va raspunda la solicitari.
* In cazul in care solicitati cerinte speciale (personalizari), nu ezita sa specificati toate aspectele care le presupun acele modificari.
* Inainte de a intra in detalii, prezentati ideea principala a mesajului pentru ca destinatarul sa stie la ce sa se astepte.
* Folositi cate un paragraf pentru fiecare idee. Astfel, structura va fi mai clara.
Stilul

* Stilul de comunicare reflecta personalitatea, temperamentul, educatia, atitudinea existentiala. Acesta isi va pune, fara indoiala, amprenta si pe textul pe care il scrieti, in vocabularul ales, modul de exprimare, modul de construire a frazelor, abordare mai mult sau mai putin directa.
* Folositi formulari la diateza pasiva, pentru a va concentra pe actiune, si nu asupra persoanei.
* Este foarte important, mai ales atunci cand va referiti la o situatie negativa sau cand vrei sa atrageti atentia asupra unei probleme.

Exemplu
De evitat (activ): “Nu l-ati informat pe X ca trebuie sa faca tichet la orice problema.”
De folosit (pasiv): ” X nu a fost informat ca trebuie sa faca tichet la orice problema.”
Tonul

* Orice text are si un mesaj paraverbal, care se citeste printre randuri. Nu numai vocea are un ton, acesta se imprima si in mesajele scrise. Asigurati-va ca textul transmis are o atitudine pozitiva si asertiva.
* Transformati negativul in pozitiv. Reactia instinctiva a omului la NU este sa opuna rezistenta. Astfel, prin formulari pozitive, veti avea un impact constructiv si motivant.

Exemplu

De evitat (negativ): “Nu e bun program. Nu merge factura.”
De folosit (pozitiv): “La deschiderea unei facturi, apare o fereastra alba, nu afiseaza niciun mesaj de eroare.”

* Puneti accentul pe solutionarea problemei, nu asupra persoanei.

Exemplu
De evitat (accent asupra persoanei): “Nu stiu. Fa-l sa mearga.”
De folosit (accent pe solutionare): “Cum pot sa rezolv aceasta problema?”

…